1. Start
  2. Kick-off / Rozpoczęcie

Kick-off / Rozpoczęcie

Celem spotkania Kick-off jest stworzenie planu współpracy i komunikacji pomiędzy klientem a Snowball Media. Chcielibyśmy zebrać wszystkich zainteresowanych i decyzyjnych osób ze strony klienta, a także konsultantów i projektantów z naszej agencji, aby osiągnąć takie samo zrozumienie kluczowych pojęć i celów biznesowych. Wierzymy, że dzięki takim spotkaniom możemy poszerzać naszą wiedzę…

Co to jest spotkanie kick-off (rozpoczynające)?

Mówiąc najkrócej: pierwsze spotkanie, które odbywa się wśród interesariuszy projektu podczas rozpoczynania nowego projektu. W spotkaniu tym mogą uczestniczyć interesariusze wysokiego szczebla, tacy jak sponsor projektu, kierownictwo, kierownik projektu i kilku członków zespołu. Spotkanie kick-off daje kierownikowi projektu możliwość zdefiniowania wspólnych celów i zbudowania konsensusu.

Spotkanie kick-off jest cennym narzędziem motywowania członków zespołu do osiągnięcia celów projektu.

Kiedy odbędzie się spotkanie rozpoczynające (kick-off)?

W przypadku niedużych projektów, spotkanie kick-off odbywa się zaraz po fazie inicjacyjnej i obejmuje wszystkich członków zespołu. Na ogół spotkanie takie będzie to pierwszą sposobnością do poznania innych osób będących zainteresowaną stroną. Mniejsze projekty mają tylko jedno spotkanie typu kick-off.

W przypadku większych projektów spotkanie kick-off zostanie przeprowadzone także po zakończeniu planowania i rozpoczęciu realizacji. Jeśli projekt podzielony jest na kilka kluczowych etapów, spotkania takie organizuje się na początku każdej części.

Cel spotkania inauguracyjnego

Rozpoczynając nowy projekt, tworzymy nowy zespół osób zaangażowanych po obu stronach. Już choćby z tego powodu warto si spotkać, aby móc wyrobić sobie odpowiedni sposób i język komunikacji czy po prostu zbudowania wzajemnego zaufania.

Podczas sesji można omówić cele projektu, założenia, ograniczenia, produkty, wyzwania, metodologie, procedury, plany, środowisko pracy oraz role każdego interesariusza.

Udane spotkanie kick-off może nadać ton projektowi. Zapewnia, że ​​interesariusze „grają do jednej bramki” i mają wspólne i zgodne zrozumienie celów projektu. Pomaga im dojść do porozumienia co do sposobu pracy w zespole.

Jak przeprowadzić udane spotkanie kick-off?

Duże projekty mogą mieć wewnętrzne i zewnętrzne spotkania rozpoczynające. Wewnętrzne spotkania odbywają się między członkami zespołu a kierownictwem w celu spójnego rozumienia projektu. Pomagają członkom zespołu przygotować się do spotkania z klientem i unikać zadawania zbędnych pytań – zwiększa pewność siebie członków zespołu.

Po przeprowadzeniu wewnętrznego spotkania kick-off, poprowadzisz zewnętrzne spotkanie inauguracyjne z klientem. To okazja, aby zrozumieć klienta i jego oczekiwania, wyjaśnić wszelkie wątpliwości, wyjaśnić proces realizacji projektu.

Aby przeprowadzić udane spotkanie inauguracyjne, wykonaj następujące kroki:

  1. Ustalenie programu spotkania
  2. Przeprowadzenie spotkania
  3. Podsumowanie i zamknięcie
Ad. 1. Ustalenie programu spotkania

Podstawową kwestią każdego spotkania, nie tylko kick-off, jest przygotowanie programu przedstawiającego tematy, które zostaną omówione na spotkaniu. Typowy program składa się z sesji wprowadzającej, przedstawienia projektu wraz z jego celami, kamienie milowe (milestones), założenia, ograniczenia, a na koniec sesję pytań i odpowiedzi.

Przy większych projektach wskazane jest stworzenie dedykowanej prezentacji. Powyższy program wysyłamy przed spotkaniem, aby uczestnicy mogli się przygotować i aktywnie uczestniczyć.

Ad. 2. Przeprowadzenie spotkania

Krótki poradnik dobrego spotkania: Przedstawiamy się i prosimy innych, aby zrobili to samo. Następnie przedstawiamy porządek obrad i wyjaśniamy w skrócie tematy, które zostaną omówione podczas spotkania. Następnie przechodzimy do szczegółowego wyjaśnienia projektu, jego celów, krótkie omówienie zakresu projektu oraz role i obowiązki poszczególnych członków zespołu.

Omawiamy system komunikacji i raportowania: na przykład, jak przekazywać informacje interesariuszom. Ustalamy program do omówienia z klientem. Na koniec odbędzie się sesja pytań i odpowiedzi. Wyjaśniamy kartę projektu i jego zawartość. Powiedz im, że to początkowy etap i będziesz potrzebować ich pomocy w opracowaniu szczegółowego planu zarządzania projektem. Ustalamy wzajemne oczekiwania – na przykład wyjaśniamy podział pracy, rotację, procedury urlopowe itp. Omawiamy krytycznych interesariuszy oraz ich potrzeby i role. Wyjaśniamy system komunikacji i raportowania. Na przykład precyzujemy format raportów i częstotliwość i sposób komunikacji.

Na koniec ponownie wyjaśniamy projekt, tym razem z większym naciskiem na jego potrzeby biznesowe i dlaczego jest ważny dla klienta i firmy. Należy wcześniej poinformować klienta, aby mógł przygotować się do spotkania. Staramy się omówić wszelkie znaczące ryzyka lub ograniczenia, na które możemy napotkać podczas realizacji projektu, a także sposoby ich przezwyciężania.

Ad. 3 Podsumowanie i zamknięcie spotkania

Na koniec zorganizujemy sesję dowolnych pytań i odpowiedzi i zachęcamy uczestników do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości. Na koniec podziękuj uczestnikom i poproś ich o skontaktowanie się z Tobą, jeśli potrzebują wyjaśnień. Po zakończeniu spotkania przygotowujemy protokół ze spotkania, który przesyłamy wszystkim uczestnikom, a także tym, którzy nie przyszli na spotkanie a będą zaangażowani w projekt.

Korzyści ze spotkania kick-off

  • pomaga członkom zespołu poznać się nawzajem,
  • pokazuje autorytet kierownika projektu i jego umiejętności przywódcze,
  • pomaga członkom zespołu zrozumieć cele projektu,
  • umożliwia interesariuszom zrozumienie kamieni milowych, zagrożeń, założeń i ograniczeń projektu,
  • pomaga kierownikowi projektu w uzyskaniu wsparcia ze strony interesariuszy,
  • daje uczestnikom możliwość wyjaśnienia wątpliwości,
  • przyciąga interesariuszy na tę samą stronę.

Podsumowanie

Spotkanie kick-off jest istotną częścią każdego dobrego projektu. Pomaga zaplanować, wykonać i ukończyć projekt minimalizując ryzyko wzajemnego niezrozumienia i tym samym niepowodzenia projektu. To czas, kiedy możemy zademonstrować swoje umiejętności i zbudować zaufanie interesariuszy do swojego projektu. Określamy tutaj też wzajemne oczekiwania.

Chcesz wiedzieć jeszcze więcej?

Z przyjemnością opowiemy o szczegółach naszej wysublimowanej pracy i odpowiemy na każde Twoje pytanie.

Zobacz również

That’s the end, my beautiful friend

Porozmawiaj z nami!
Najwyższy czas poznać sekrety naszej wysublimowanej pracy.

Zadzwoń lub napisz do nas! Z przyjemnością zaprosimy Cię na spotkanie, na którym wszystko Ci opowiemy i pomożemy rozwiązać nurtujące Cie problemy.